Política de privacidad y tratamiento de datos personales
1. Responsable y encargado
Esta política aplica a los datos personales que se tratan en www.ausencial.com y en la plataforma app.ausencial.com. Distinguimos dos situaciones:
- Datos de la empresa cliente y de su RRHH administrador (razón social, NIT, nombre, cargo, correo corporativo, celular): Ausencial es el responsable del tratamiento.
- Datos de los trabajadores que la empresa registra en la plataforma (identificación, cargo, fechas de ingreso, ausencias, saldos, soportes): la empresa cliente es la responsable y Ausencial actúa como encargado, tratándolos solo para prestar el servicio y bajo las instrucciones de la empresa.
Canal de contacto para temas de datos personales: soporte@ausencial.com.
2. Datos que tratamos
| Titular | Datos |
|---|---|
| Representante o RRHH administrador | Nombre, cargo, correo corporativo, celular, registro de la aceptación de términos y política (versión y fecha). |
| Trabajadores de la empresa | Nombre, documento, correo, cargo, departamento, fecha de ingreso, solicitudes de ausencia, aprobaciones, saldos y soportes adjuntos. |
| Visitantes del sitio | Datos técnicos mínimos del navegador y de la conexión (dirección IP, fecha y hora), necesarios para operar y proteger el servicio. |
3. Datos sensibles de salud
Los registros de incapacidades pueden contener datos relativos a la salud, que son datos sensibles según el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. Su tratamiento es facultativo: ningún titular está obligado a autorizarlo, salvo cuando la ley lo exija en la relación laboral. Estos datos se usan únicamente para registrar la ausencia, calcular su duración y soportar los reportes que la empresa necesita para su gestión laboral y su nómina. No se usan para fines comerciales ni se comparten con terceros ajenos al servicio.
La empresa debe informar a sus trabajadores que sus datos sensibles se tratan en Ausencial y obtener su autorización cuando corresponda. La plataforma limita el acceso a estos datos al personal autorizado de la empresa.
4. Finalidades
- Crear y administrar la cuenta de la empresa y enviar la invitación de acceso.
- Prestar el servicio: registrar solicitudes, aprobaciones, saldos, historial y reportes.
- Facturar, cobrar y gestionar la suscripción, la prueba gratuita, la gracia y la suspensión.
- Enviar comunicaciones del servicio: avisos de activación, vencimiento de la prueba, pagos y cambios a estos documentos.
- Brindar soporte y atender consultas, peticiones, quejas y reclamos.
- Garantizar la seguridad, prevenir el abuso y cumplir obligaciones legales.
- Contactar a la empresa con información comercial de Ausencial, cuando haya solicitado una cotización o lo haya autorizado.
5. Autorización
El tratamiento requiere autorización previa, expresa e informada del titular. Para el RRHH administrador, se otorga al marcar la casilla del formulario de registro, que indica la versión de los documentos aceptados. Para los trabajadores, la autorización la recoge la empresa como responsable. La autorización puede revocarse en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos.
6. Derechos de los titulares
Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
- Conocer los datos que se tratan y acceder a ellos de forma gratuita.
- Actualizar y rectificar datos inexactos, incompletos o desactualizados.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado del uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
7. Cómo ejercer tus derechos
Escribe a soporte@ausencial.com indicando tu nombre, documento, la empresa a la que perteneces y lo que solicitas. Si tus datos de trabajador los registró tu empleador, trasladaremos tu solicitud a la empresa responsable, o la atenderemos siguiendo sus instrucciones. Atendemos las consultas en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables en los términos de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
8. Terceros y transferencias
No vendemos datos personales. Para operar el servicio usamos proveedores que actúan como encargados: alojamiento e infraestructura, base de datos, envío de correo transaccional y procesamiento de pagos. Estos proveedores pueden estar ubicados fuera de Colombia, lo que constituye una transferencia o transmisión internacional de datos; en ese caso exigimos garantías contractuales de seguridad y confidencialidad equivalentes a las de esta política. También podemos entregar información a autoridades cuando la ley lo exija.
9. Seguridad y conservación
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: comunicación cifrada, aislamiento de los datos por empresa, control de acceso por roles y cifrado de información sensible. Conservamos los datos mientras la cuenta esté vigente y durante el tiempo que exija la ley. Terminada la relación, ofrecemos la exportación de los datos a la empresa y luego los suprimimos o anonimizamos.
10. Cookies
Este sitio informativo no usa cookies de publicidad ni de seguimiento. La plataforma app.ausencial.com usa únicamente elementos técnicos estrictamente necesarios para mantener la sesión iniciada. Puedes bloquearlos en tu navegador, aunque algunas funciones podrían dejar de operar. Los tipos de letra se cargan desde Google Fonts, lo que puede implicar que Google reciba tu dirección IP.
11. Vigencia y cambios
Esta política rige desde el 6 de noviembre de 2026 (versión 1.0) y mientras se traten datos personales. Podemos modificarla; cada versión lleva un número y una fecha, y los cambios sustanciales se comunicarán por correo al RRHH administrador. Conservamos el registro de la versión aceptada por cada empresa. Consulta también los Términos y condiciones.