Términos y condiciones de uso

Versión 1.0 · Vigente desde el 6 de noviembre de 2026

1. Quiénes somos y objeto

Ausencial es una plataforma web, disponible en app.ausencial.com, para que las empresas gestionen las vacaciones y demás ausencias de sus trabajadores: solicitudes, aprobaciones, saldos, historial y reportes. Estos términos regulan el uso del sitio www.ausencial.com y de la plataforma por parte de las empresas clientes y de sus usuarios.

Al marcar la casilla de aceptación en el formulario de registro, o al usar la plataforma, el representante o la persona administradora de la empresa declara que tiene facultades para obligarla y que acepta estos términos y la Política de privacidad y tratamiento de datos personales.

2. Definiciones

• Empresa: la persona jurídica que contrata Ausencial.
• RRHH administrador: la persona designada por la empresa para administrar su cuenta, aceptar la invitación inicial, cargar trabajadores y pagar la suscripción.
• Usuarios: trabajadores, jefes y personal de Gestión Humana que acceden con una cuenta de la empresa.
• Empleado activo: trabajador de la empresa registrado y activo en la plataforma durante el periodo de cobro.
• Plan: conjunto de funciones y condiciones comerciales descrito en la sección de precios del sitio.

3. Alta de la empresa y cuentas de usuario

La empresa solicita su cuenta con el formulario del sitio, indicando razón social, NIT, número de empleados y los datos de su RRHH administrador. Enviamos una invitación al correo corporativo indicado; la cuenta queda pendiente hasta que esa persona la active. La empresa garantiza que los datos suministrados son veraces y se compromete a mantenerlos actualizados.

Cada usuario es responsable de custodiar sus credenciales. La empresa responde por las acciones realizadas con las cuentas de sus usuarios y debe avisarnos de inmediato a soporte@ausencial.com si sospecha un acceso no autorizado.

4. Planes, precios y cobro

Los planes vigentes son Esencial, Profesional y Empresarial, con las funciones descritas en el sitio. Los precios se expresan en pesos colombianos por empleado activo al mes. El cobro es siempre mensual; no existe facturación anual. Se factura un mínimo de 10 empleados por empresa. El valor de cada mes se calcula como el mayor entre los empleados activos del periodo y el mínimo del plan, multiplicado por la tarifa.

El plan Empresarial, para más de 300 empleados, se cotiza a la medida. La integración con nómina es un complemento con precio aparte, disponible en cualquier plan y sujeto a cotización.

Los precios publicados pueden cambiar; cualquier cambio se informará con anticipación razonable y no afectará el periodo ya facturado. Los precios se publican más IVA; el impuesto se detalla en cada factura.

5. Prueba gratuita, gracia y suspensión

• Toda empresa nueva recibe una prueba de 30 días con las funciones del plan Profesional, sin costo.
• Al terminar la prueba, o cualquier periodo mensual, la empresa dispone de 2 días de gracia para pagar.
• Si el pago no se recibe al terminar la gracia, el acceso se suspende. Durante la suspensión solo el RRHH administrador puede ingresar, y únicamente para pagar y reactivar la cuenta. Al confirmarse el pago, el acceso se restablece.
• Los datos de la empresa se conservan durante la suspensión conforme a la sección 11.

6. Uso aceptable y obligaciones de la empresa

La empresa y sus usuarios se obligan a usar la plataforma conforme a la ley y a estos términos. Está prohibido intentar acceder a datos de otras empresas, alterar o sobrecargar el servicio, hacer ingeniería inversa, usar la plataforma para fines ilícitos y cargar información que no se tenga derecho a tratar.

La empresa es responsable de que el registro de ausencias que haga en la plataforma sea correcto y de cumplir sus obligaciones laborales. Ausencial es una herramienta de gestión y no presta asesoría laboral, jurídica ni contable.

7. Datos de la empresa y de sus trabajadores

La empresa es la responsable del tratamiento de los datos personales de sus trabajadores que carga o registra en la plataforma, y Ausencial actúa como encargado de ese tratamiento, siguiendo las instrucciones de la empresa y la Política de privacidad. La empresa declara contar con la autorización de sus trabajadores o con otro fundamento legal para tratar esos datos, incluidos los datos sensibles de salud asociados a incapacidades.

La empresa puede solicitar la exportación de sus datos escribiendo a soporte@ausencial.com. Los datos siguen siendo de la empresa; Ausencial solo los usa para prestar el servicio.

8. Propiedad intelectual

El software, la marca, el diseño y los contenidos de Ausencial son de su titular y están protegidos por la ley. La contratación del servicio otorga a la empresa un derecho de uso limitado, no exclusivo e intransferible mientras la suscripción esté vigente. La empresa conserva la titularidad de su logo, su marca y sus datos.

9. Disponibilidad y soporte

Hacemos esfuerzos razonables por mantener el servicio disponible, pero no garantizamos que funcione sin interrupciones ni errores. Podemos realizar mantenimientos y avisaremos cuando sea posible. El soporte es por correo en el plan Esencial, prioritario por WhatsApp en el plan Profesional, y con acompañamiento y capacitación en el plan Empresarial.

10. Limitación de responsabilidad

En la medida permitida por la ley, Ausencial no responde por daños indirectos, lucro cesante ni pérdida de oportunidades derivados del uso o de la imposibilidad de uso de la plataforma, ni por decisiones laborales que la empresa tome con base en la información registrada. La responsabilidad total de Ausencial frente a la empresa se limita a lo pagado por la empresa en los tres meses anteriores al hecho que origine el reclamo, salvo dolo o culpa grave.

11. Terminación y baja del servicio

La empresa puede dejar de usar el servicio en cualquier momento, sin permanencia mínima; el cobro mensual en curso no es reembolsable. Podemos suspender o terminar la cuenta por incumplimiento de estos términos, uso ilícito o falta de pago. Tras la terminación, la empresa podrá exportar sus datos durante un plazo razonable y luego los suprimiremos o anonimizaremos, salvo lo que la ley nos obligue a conservar.

12. Cambios a estos términos

Podemos actualizar estos términos. Cada versión tiene un número y una fecha de vigencia que se muestran al inicio. Los cambios sustanciales se informarán al RRHH administrador por correo con anticipación razonable. El uso continuado después de la entrada en vigor implica la aceptación de la nueva versión. Guardamos registro de la versión que la empresa aceptó y de la fecha de aceptación.

13. Ley aplicable y contacto

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las controversias se resolverán ante los jueces competentes de Colombia, sin perjuicio de buscar antes un arreglo directo. Para consultas escribe a soporte@ausencial.com; para temas comerciales, a ventas@ausencial.com.